הקמת רשת מחשבים במשרד: מה מחליטים לפני הקבלן

מה צריך להחליט לפני הקמת רשת מחשבים במשרד?

הקמת רשת מחשבים במשרד מתחילה בהחלטות, לא בציוד. לפני שקבלן התקשורת מגיע צריך לדעת כמה עמדות יש היום וכמה יהיו, מה מתחבר בכבל ומה באלחוט, איפה יושב ארון התקשורת, מה מתחבר לרשת נפרדת, ואיפה נשמרים הקבצים המשותפים. כשבעל העסק עונה על זה מראש, הרשת נבנית סביב העבודה. כשמשאירים את זה לקבלן, היא נבנית סביב מה שנוח להתקין.

שימו לב שאף אחת מההחלטות האלה לא טכנית. כולן שאלות על העסק: מי יושב איפה, מי מגיע מבחוץ, אילו מכשירים נכנסים למשרד, ומה קורה כשמצטרפים עובדים. את התשובות אתם מביאים, ואת הביצוע עושים אנשי המקצוע.

הטבלה הבאה מפרקת רשת של משרד לרכיבים שלה. לכל רכיב מופיע מי מתקין אותו ומה כדאי לשאול לפני שמאשרים הצעת מחיר.

התרשים עונה על שתי שאלות לכל מכשיר שנכנס למשרד. הראשונה: האם הוא זז ממקומו. מכשיר קבוע מתחבר בכבל, ומכשיר שזז מתחבר באלחוט. השנייה: האם הוא שייך לעסק וצריך לגשת לקבצים שלו. אם כן, הוא ברשת העסק. אם לא, כמו טלפון של אורח, מצלמה או טלוויזיה בחדר הישיבות, הוא ברשת נפרדת.

מה מחברים בכבל ומה ב-Wi-Fi?

כלל האצבע פשוט: מה שלא זז מתחבר בכבל, ומה שזז מתחבר באלחוט. עמדות קבועות, מדפסות, ארון התקשורת, השרת ונקודות הגישה האלחוטיות עצמן מקבלים כבל. מחשבים ניידים שעוברים בין חדרים, טלפונים וטאבלטים מתחברים ל-Wi-Fi. משרד שמוותר על חיווט כדי לחסוך בהקמה מגלה בהמשך שהאלחוט נושא על הגב גם את מה שהיה צריך לשבת על כבל.

הסיבה היא יציבות. חיבור בכבל לא מושפע מקירות, מהשכנים בקומה או ממספר האנשים בחדר הישיבות. אלחוט נוח, אבל הוא משותף לכל מי שמחובר אליו באותו רגע.

לכן כדאי לחשוב על נקודות הרשת לפני שהקירות נסגרים. הוספת נקודה אחרי השיפוץ פירושה תעלה על הקיר או קידוח חדש. תכננו נקודות רזרבה בכל חדר, גם אם היום אין מה לחבר אליהן.

עוד שאלה ששווה לשאול: האם נקודות הגישה האלחוטיות יקבלו חשמל דרך כבל הרשת עצמו. כך לא צריך שקע חשמל ליד כל נקודה בתקרה, ואת זה סוגרים עם קבלן התקשורת ועם ספק ה-IT יחד, לפני שמזמינים את המתג.

למה צריך רשת נפרדת לאורחים, למצלמות ולמכשירים?

רשת נפרדת היא הדרך לתת לאורח אינטרנט בלי לתת לו גישה למחשבים ולקבצים של העסק. אותו עיקרון חל על מצלמות אבטחה, טלוויזיה חכמה בחדר הישיבות, מערכת הנוכחות ושאר המכשירים שמחוברים לרשת אבל לא צריכים לראות את המחשבים. כשהכול יושב על רשת אחת, מכשיר חלש אחד יכול להפוך לדלת לכל השאר. ההפרדה הזו נקראת סגמנטציה, וכדאי לתכנן אותה כבר בהקמה.

בפועל זה אומר לפחות שתי רשתות: רשת העסק, שבה יושבים המחשבים, השרת והמדפסות, ורשת אורחים שמקבלת אינטרנט בלבד. משרד עם מצלמות או מכשירים חכמים מוסיף להם רשת משלהם.

הסיסמה של רשת האורחים יכולה להיות תלויה על הקיר. הסיסמה של רשת העסק לא. כשעובד עוזב, משנים אותה או מנתקים את המכשירים שלו, וזה קל יותר כשיודעים מראש מי מחובר לאן.

ההפרדה שווה משהו רק אם היא עובדת. אחרי כל החלפה של נתב או חומת אש בקשו לבדוק שוב שרשת האורחים באמת לא רואה את רשת העסק. ההרחבה על שכבות ההגנה ברשת נמצאת במדריך על אבטחת מידע ורשתות בעסק.

מי עושה מה: חשמלאי, קבלן תקשורת או ספק IT?

בהקמת רשת יש שלושה בעלי מקצוע, ולכל אחד חלק אחר. החשמלאי אחראי על החשמל, כולל שקעים לארון התקשורת ולעמדות. קבלן התקשורת מושך את הכבלים, מתקין את נקודות הרשת ומסדר אותן בארון. ספק ה-IT בוחר את הציוד הפעיל, מגדיר את חומת האש, את הרשתות ואת האלחוט, ואחראי שהכול עובד אחרי שהקבלנים הולכים. הבעיה מתחילה כשאף אחד לא מתאם ביניהם.

התיאום הזה הוא החלק שנוטה ליפול בין הכיסאות. קבלן התקשורת מתקין נקודות לפי תוכנית שמישהו צריך לתת לו. אם ספק ה-IT לא היה בשיחה, הנקודות עלולות להגיע למקום הלא נכון, הארון קטן מדי, ונקודת הגישה האלחוטית תלויה בפינה שלא מכסה את חדר הישיבות.

הדרך הפשוטה היא פגישה אחת באתר, לפני תחילת העבודה, עם קבלן התקשורת וספק ה-IT יחד. עוברים חדר אחרי חדר, מסמנים נקודות, מחליטים איפה הארון ואיפה נקודות הגישה, וכותבים את זה בתוכנית אחת ששניהם חותמים עליה.

אם ספק ה-IT שלכם לא עושה את זה, או שאין לכם ספק, זה בדיוק הרגע לבדוק מי יחזיק את הרשת אחרי ההקמה.

איפה יושבים הקבצים המשותפים: שרת במשרד או ענן?

ההחלטה על הקבצים קובעת חלק מהרשת עצמה. אם הקבצים יושבים בשרת או באחסון רשת במשרד, צריך מקום בארון התקשורת, גיבוי חשמל, וגיבוי של הקבצים עצמם מחוץ למשרד. אם הם יושבים בענן, המשרד תלוי יותר בחיבור האינטרנט, ושווה לשקול חיבור גיבוי. אין כאן תשובה אחת נכונה. יש תשובה שמתאימה לאופי העבודה, לגודל הקבצים ולמי שעובד מהבית.

השאלה שכדאי לשאול היא לא "שרת או ענן" אלא מה קורה בבוקר שבו האינטרנט נופל, ומה קורה בבוקר שבו השרת לא עולה. התשובה לשתי השאלות צריכה להיות כתובה לפני ההקמה.

אם החלטתם על קבצים משותפים במשרד, ההגדרה הנכונה של שיתוף קבצים ברשת והרשאות לכל תיקייה מוסברת במדריך על שיתוף תיקיות ברשת. ואם יש שרת, ניהול שרתים כולל גם הקשחה: סגירת שירותים שלא צריך ועדכונים קבועים, כפי שמפורט במדריך על הקשחת שרתים.

ההשוואה המלאה בין שתי הדרכים, עם השאלות שכל עסק צריך לשאול את עצמו, נמצאת במאמר שרת במשרד או ענן.

מה כולל ניהול רשתות אחרי שהמשרד עולה לאוויר?

הקמת הרשת היא יום אחד. ניהול רשתות הוא כל מה שקורה אחריו: עדכון של חומת האש ושל הציוד, מעקב אחרי מי מחובר, שינוי סיסמאות כשעובד עוזב, הוספת עמדות כשהמשרד גדל, ובדיקה שההפרדה בין הרשתות עדיין עובדת. רשת שאף אחד לא מנהל ממשיכה לעבוד, עד היום שבו היא לא. ואז מתברר שאף אחד לא זוכר איך היא בנויה.

לכן ההחלטה מי מנהל את הרשת שייכת לשלב ההקמה ולא לשלב התקלה. אם זה ספק ה-IT, סכמו מראש מה הוא בודק באופן קבוע ומה הוא עושה רק כשמתקשרים אליו.

דבר אחד לא תלוי בספק: הרשת שייכת לעסק. חשבונות הניהול של חומת האש, של המתג ושל האלחוט צריכים להיות רשומים על העסק, והסיסמאות שלהם צריכות להיות אצלכם. רשת שרק אדם אחד יודע את הסיסמאות שלה היא רשת שתלויה באדם הזה.

אם אתם שוקלים להעביר את זה לספק חיצוני, בדף ניהול רשתות לעסקים מפורט מה השירות כולל.

מה לבקש מאיש ה-IT

את הבקשות האלה אפשר להעביר לספק ה-IT כמו שהן, בלי לתרגם אותן לשפה טכנית. הן מחולקות לשתיים: מה מבקשים לפני שקבלן התקשורת מתחיל לעבוד, כדי שהתוכנית תהיה סגורה, ומה מבקשים בסוף ההקמה, כדי שהרשת תישאר בידיים של העסק ולא רק בזיכרון של מי שהתקין אותה.

לפני ההקמה:

1. בקשו פגישה באתר עם קבלן התקשורת, ותוכנית אחת שמסמנת כל נקודת רשת, את ארון התקשורת ואת נקודות הגישה האלחוטיות.
2. בקשו רשימה של הציוד הפעיל שייקנה, ומי מעדכן כל פריט אחרי ההתקנה.

1. בקשו לתכנן רשת עסק ורשת אורחים נפרדות, ורשת נוספת למצלמות ולמכשירים חכמים אם יש כאלה.
2. בקשו תשובה כתובה: איפה יישבו הקבצים המשותפים, איך הם מגובים, ומה קורה כשהאינטרנט נופל.

בסוף ההקמה:

1. בקשו מפת רשת: מה מחובר לאן, ואיזו נקודה בקיר מגיעה לאיזו יציאה בארון.
2. בקשו את חשבונות הניהול של חומת האש, של המתג ושל האלחוט, רשומים על שם העסק, עם הסיסמאות.

1. בקשו בדיקה בנוכחותכם שרשת האורחים לא רואה את המחשבים של העסק.
2. בקשו בדיקת כיסוי אלחוטי בכל חדר, כולל חדר הישיבות והמטבחון.

אם בסוף ההקמה אין לכם מפת רשת וסיסמאות ביד, העבודה לא הסתיימה. אז מי אצלכם יודע היום איזו נקודה בקיר מחוברת לאיזו יציאה בארון?

שאלות נפוצות

האם אפשר להסתפק ב-Wi-Fi בהקמת רשת מחשבים למשרד?

אפשר, במיוחד במשרד קטן שבו כולם עובדים על מחשבים ניידים. אבל גם אז יש רכיבים שכדאי לחבר בכבל: הנתב, נקודות הגישה האלחוטיות עצמן, המדפסת, והשרת או אחסון הרשת אם יש. משרד שמתוכנן לאלחוט בלבד ומגלה אחר כך שהוא צריך עמדה קבועה ייאלץ למשוך כבל אחרי שהקירות כבר סגורים. לכן גם במשרד אלחוטי שווה לתכנן כמה נקודות רשת.

מה ההבדל בין קבלן תקשורת לספק IT בהקמת רשת?

קבלן התקשורת מטפל בתשתית הפיזית: מושך כבלים, מתקין נקודות רשת בקירות ומסדר אותן בארון התקשורת. ספק ה-IT מטפל במה שרץ על התשתית: בוחר ומגדיר את חומת האש, המתג ונקודות הגישה האלחוטיות, בונה את הרשתות הנפרדות ומחבר את המחשבים. אם הוא גם ינהל את הרשת אחרי ההקמה, כדאי שהוא יהיה שותף לתוכנית לפני שהקבלן מתחיל לעבוד.

מה זה ארון תקשורת, והאם משרד קטן צריך אותו?

ארון תקשורת הוא המקום שאליו מגיעים כל כבלי הרשת של המשרד, ושבו יושבים המתג, הנתב וחומת האש, ולפעמים גם השרת. במשרד קטן הוא יכול להיות ארון קיר קטן. מה שחשוב הוא לא הגודל אלא שהציוד יושב במקום אחד, מאוורר, נעול ומחובר לגיבוי חשמל, ולא על הרצפה מתחת לשולחן של מישהו. ציוד רשת שמפוזר במשרד קשה לתחזק ולתעד.

מה זה ניהול רשתות תקשורת, ומי אחראי עליו?

ניהול רשתות תקשורת הוא התחזוקה השוטפת של הרשת אחרי שהיא הוקמה: עדכון חומת האש והציוד, מעקב אחרי מכשירים שמחוברים, שינוי סיסמאות כשעובדים עוזבים, והוספת עמדות כשהמשרד גדל. בעסק בלי איש IT פנימי מעבירים את התפקיד הזה לספק ה-IT החיצוני. מה שלא עובר לספק הוא הבעלות: חשבונות הניהול והסיסמאות של הרשת צריכים להיות רשומים על העסק ושמורים אצלכם.

איך מכינים את הרשת לעובדים שיצטרפו בהמשך?

מתכננים אותה לגודל שהמשרד צפוי להגיע אליו, לא לגודל של היום. בפועל זה אומר נקודות רזרבה בכל חדר, מתג עם מקום פנוי לעמדות נוספות, ארון תקשורת שיש בו מקום לציוד נוסף, ונקודות גישה אלחוטיות שמכסות גם חדרים שעדיין ריקים. הוספה של כל אחד מאלה אחרי ההקמה עולה יותר עבודה מאשר לתכנן אותם מראש, בעיקר כשצריך לפתוח קירות.