מיקרוסופט מגנה על התשתית של Microsoft 365, לא על התוכן שלכם בתוכה. במדריך: מה באמת נשמר וכמה זמן, למה מדיניות שימור אינה גיבוי, מה כולל המוצר Microsoft 365 Backup, ואיך בונים תוכנית גיבוי שעברה תרגיל שחזור אמיתי.
⚡ TL;DR, תקציר מהיר
מי אחראי: לפי מודל האחריות המשותפת של מיקרוסופט, בכל סוגי הענן כולל SaaS הלקוח הוא הבעלים של המידע ואחראי להגן עליו.
מה מובנה: סל מיחזור, תיקיית Recoverable Items ומדיניות שימור. כולם חיים באותו tenant ומיועדים לטווח קצר.
המספר שמפתיע: כשנותנים גישה ל-OneDrive של משתמש שנמחק, יש 30 יום כברירת מחדל להוריד ממנו קבצים.
מה לעשות עכשיו: למפות מה מוגדר היום מול מה שאתם חושבים שמוגדר, ולהריץ תרגיל שחזור אחד אמיתי.
עובד עזב לפני חודשיים. סגרתם לו את המשתמש, שחררתם את הרישיון, המשכתם הלאה. היום מבקשים ממכם את קובץ התמחור שהוא בנה, ואף אחד לא מוצא אותו. גיבוי Microsoft 365 הוא בדיוק הנקודה שבה עסקים מגלים שהם הניחו הנחה שגויה, שמה שיושב בענן של מיקרוסופט מגובה מעצמו.
התשובה הישירה: מיקרוסופט מחזיקה את התשתית ואת הזמינות שלה, אבל לפי מודל האחריות המשותפת שהיא עצמה מפרסמת, המידע שלכם נשאר באחריותכם בכל סוגי הענן, כולל SaaS. המנגנונים המובנים, סל מיחזור ומדיניות שימור, נבנו כדי לתקן טעות בטווח קצר ולעמוד בדרישות רגולציה. הם לא נבנו כדי להחזיר תיקייה שנמחקה לפני שנה.
האם מיקרוסופט מגבה את המידע שלכם ב-Microsoft 365?
לא במובן שאתם מתכוונים אליו. מיקרוסופט מגנה על השירות מפני כשל תשתית, ומחזיקה עותקים משוכפלים כדי שהמערכת תמשיך לעבוד. מסמך האחריות המשותפת שלה קובע במפורש שבכל סוגי הפריסה בענן הלקוח הוא הבעלים של המידע ושל הזהויות, ואחראי להגן עליהם. שרידות של שירות היא לא גיבוי של תוכן.
ההבחנה הזו נשמעת משפטית והיא מאוד מעשית. כשל בדיסק אצל מיקרוסופט הוא הבעיה שלה. עובד שמחק תיקייה שלמה בטעות, או תוקף כופרה שהצפין קבצים שסונכרנו ל-OneDrive, זו הבעיה שלכם. בטבלת חלוקת האחריות שמיקרוסופט מפרסמת, השורה של Customer data מסומנת Customer בכל העמודות, גם בעמודת SaaS שאליה שייך Microsoft 365.
מה מיקרוסופט באמת שומרת, ולכמה זמן?
מיקרוסופט שומרת מידע שנמחק לחלון זמן מוגבל וברירות המחדל קצרות. פריט שנמחק ב-Exchange Online עובר לתיקיית Recoverable Items, קובץ שנמחק ב-SharePoint או ב-OneDrive עובר לסל המיחזור, וכשמוחקים משתמש שלם נכנסות לתמונה תקופות חסד נוספות. כל אלה נמדדים בימים ובחודשים, לא בשנים.
הנקודה החשובה היא שברירות המחדל האלה נקבעו כדי לתקן טעות שמתגלה מהר. עסק שמגלה אחרי שמונה חודשים שחסר לו מידע נמצא מחוץ לכל אחד מהחלונות האלה. וכשמדובר בשינוי בקובץ ולא במחיקה שלו, כמו הצפנה של כופרה או דריסה של גרסה, סל המיחזור לא עוזר בכלל כי שום דבר לא נמחק.
מה קורה למידע כשעובד עוזב את החברה?
זה התרחיש שהכי הרבה עסקים נופלים בו, והוא מתועד במפורש. לפי התיעוד של מיקרוסופט על שימור ומחיקה ב-OneDrive, כשמוחקים משתמש ונותנים למישהו אחר גישה ל-OneDrive שלו, לאותו אדם יש 30 יום כברירת מחדל כדי להיכנס ולהוריד את הקבצים שהוא רוצה לשמור. אפשר לשנות את פרק הזמן הזה בהגדרות, אבל רוב הארגונים לא נגעו בו מעולם.
באותו תיעוד מופיעה גם שורה שכדאי להקריא בישיבת הנהלה. חשבון OneDrive בלי רישיון תקף עובר לארכיון ביום ה-93 שבו הוא ללא רישיון, ואחרי 12 חודשים באחסון ארכיון לא משולם המידע עלול להימחק, ללא תלות בהגדרות שימור, במדיניות שימור, ב-eDiscovery ובכל ה-holds.
זה משפט שהופך את כל הדיון. גם ארגון שהשקיע במדיניות שימור מסודרת מגלה שיש נקודה שבה המדיניות הזו כבר לא מגנה על המידע. הנה איך שלוש התקופות מסתדרות:
| מה קורה | מתי | מה שורד |
|---|---|---|
| ניתנה גישה ל-OneDrive של משתמש שנמחק | 30 יום כברירת מחדל | מה שמישהו הספיק להוריד |
| חשבון OneDrive ללא רישיון תקף | ביום ה-93 ללא רישיון | המידע עובר לארכיון בתשלום |
| ארכיון לא משולם | אחרי 12 חודשים | המידע עלול להימחק גם עם holds |
למה מדיניות שימור היא לא גיבוי?
כי היא לא יוצרת עותק נפרד. לפי התיעוד של Microsoft Purview, כשמוחלות הגדרות שימור על תוכן, התוכן נשאר במיקום המקורי שלו. עותק של פריט שנערך או נמחק נשמר באותו tenant, בספריית Preservation Hold ב-SharePoint וב-OneDrive, ובתיקיית Recoverable Items ב-Exchange. הכל בתוך אותה מערכת.
גיבוי אמיתי הוא עותק שחי מחוץ למערכת שהוא מגבה, ואפשר לשחזר ממנו גם כשהמערכת המקורית פגועה. מדיניות שימור נועדה לענות על שאלה אחרת לגמרי, איזה מידע הארגון חייב לשמור ולכמה זמן לצורכי ציות. שתי המטרות לגיטימיות ואף אחת מהן לא מחליפה את השנייה. מי שרוצה להבין את ההבדל בין שיטות הגיבוי עצמן, Full מול Incremental מול Differential, ימצא אותו במדריך סוגי הגיבויים לעסק.
אילו תרחישים הגיבוי המובנה לא מכסה?
ארבעה תרחישים חוזרים בעסקים בגודל 3 עד 100 עובדים, וכולם נופלים מחוץ לחלונות שתוארו למעלה. מחיקה שמתגלה מאוחר, כשהחלון כבר נסגר. שינוי או הצפנה של קבצים קיימים, שבהם אין מחיקה שסל המיחזור יתפוס. עזיבה של עובד עם החשבון שנסגר. ומחיקה יזומה של מי שיש לו הרשאות.
התרחיש האחרון הוא הלא נוח מבין הארבעה. משתמש עם הרשאות ניהול יכול לשנות גם את הגדרות השימור עצמן. מערכת שההגנה שלה נמצאת באותו tenant ומנוהלת באותן הרשאות היא מערכת שנקודת הכשל שלה משותפת לשני החלקים. זו אותה לוגיקה שמובילה לדרישת עותק immutable בעולם גיבוי השרתים, ואפשר לראות אותה בפעולה במדריך גיבוי השרתים והתשתיות. דוגמה לשחזור שרת שלם מגיבוי לסביבה וירטואלית יש במקרה ההמרה של שרת פיזי עם Veeam.
מה זה Microsoft 365 Backup של מיקרוסופט עצמה?
זה מוצר נפרד בתשלום, ולא חלק מרישיון Microsoft 365 רגיל. לפי התיעוד הרשמי הוא מגבה אתרי SharePoint, חשבונות OneDrive ותיבות Exchange, כולם או חלקם לבחירתכם. חלון ההתאוששות מוגדר במדיניות הגיבוי ואפשר לבחור 3 חודשים, 6 חודשים, שנה או שנתיים, כשמדיניות קיימת מוגדרת כברירת מחדל לשנה.
נקודות ההתאוששות שהוא מייצר צפופות. ב-OneDrive וב-SharePoint נשמרת נקודה כל 10 דקות לשבועיים האחרונים, ומעבר לכך תמונות מצב שבועיות מ-2 עד 52 שבועות. ב-Exchange Online נשמרת נקודה כל 10 דקות ל-52 השבועות הקודמים. התמחור שמיקרוסופט מפרסמת הוא 0.15 דולר לג׳יגה בייט לחודש על כל המידע המוגן, והשחזורים עצמם ללא תשלום.
Microsoft 365 Backup מול כלי צד שלישי, מה ההבדל בפועל?
ההבדל המרכזי הוא איפה יושב העותק. Microsoft 365 Backup שומר את הגיבוי בתוך גבולות המידע של אותם שירותים, ולכן הוא מהיר מאוד בשחזור, לפי התיעוד עד 1 עד 3 טרהבייט בשעה בקצב חציוני. כלי צד שלישי מוציא את העותק לספק אחר, מה שנותן הפרדה אמיתית בין המערכת המקורית לעותק, בדרך כלל במחיר של שחזור איטי יותר.
אין כאן תשובה אחת שנכונה לכל עסק. יש כאן שאלה שצריך לענות עליה במודע:
| שיקול | Microsoft 365 Backup | כלי צד שלישי |
|---|---|---|
| מיקום העותק | בתוך גבולות השירות של מיקרוסופט | אצל ספק אחר |
| מהירות שחזור | גבוהה מאוד | תלוי ספק וקו התקשורת |
| הפרדה מהספק המקורי | חלקית | מלאה |
| מודל תמחור | לפי נפח מוגן לחודש | לרוב לפי משתמש |
איך בונים תוכנית גיבוי ל-Microsoft 365 בעסק קטן?
מתחילים ממיפוי ולא מכלי. שלב ראשון, כתבו מה בכלל צריך לשרוד, מייל, קבצים ב-OneDrive וב-SharePoint, הודעות Teams. שלב שני, החליטו כמה אחורה אתם צריכים להגיע. שלב שלישי, בדקו מה ההגדרות הנוכחיות שלכם באמת נותנות. שלב רביעי, סגרו את הפער בין השניים.
השלב שהכי מדלגים עליו הוא החמישי, תרגיל שחזור. גיבוי שאף אחד לא שחזר ממנו הוא הנחה, לא יכולת. קחו תיבה אחת או תיקייה אחת, שחזרו אותה בפועל, ומדדו כמה זמן זה לקח ומי היה צריך להיות זמין כדי לאשר את זה. אותה לוגיקה בדיוק חלה על שכבת הזהויות, שהיא נושא נפרד לגמרי ומכוסה במדריך גיבוי ושחזור Microsoft Entra.
מה לשאול ספק גיבוי לפני שחותמים?
חמש שאלות מסננות כמעט כל הצעה. איפה פיזית יושב העותק ומי עוד יכול לגעת בו. מי מחזיק את מפתחות ההצפנה. האם קיים עותק immutable שאי אפשר לשנות או למחוק גם עם הרשאות ניהול. כמה זמן לוקח שחזור מלא, במספרים ולא בתחושה. ומי מריץ את השחזור כשהאדם הרגיל לא זמין.
השאלה השישית היא זו שבודקת אם הספק מבין את התחום: מה בדיוק לא מגובה. ספק שעונה "הכל" לא קרא את התיעוד. יש תמיד גבולות, והשאלה היחידה היא אם הם כתובים בהסכם או שתגלו אותם באירוע.
שאלות נפוצות
האם Microsoft 365 כולל גיבוי ברישיון הרגיל?
לא. הרישיון הרגיל כולל מנגנוני שימור והתאוששות קצרי טווח כמו סל מיחזור ותיקיית Recoverable Items. Microsoft 365 Backup הוא מוצר בתשלום נפרד, שמתומחר לפי התיעוד של מיקרוסופט ב-0.15 דולר לג׳יגה בייט לחודש על המידע המוגן.
כמה זמן יש לי לשחזר קבצים של עובד שעזב?
לפי התיעוד של מיקרוסופט, כשנותנים למשתמש אחר גישה ל-OneDrive של משתמש שנמחק, יש לו 30 יום כברירת מחדל להוריד את מה שהוא רוצה לשמור. אפשר לשנות את פרק הזמן בהגדרות, אבל אם לא נגעתם בהן זו ברירת המחדל שפועלת אצלכם.
מדיניות שימור ב-Purview מספיקה במקום גיבוי?
לא, כי היא לא יוצרת עותק חיצוני. לפי התיעוד של מיקרוסופט, תוכן שחלות עליו הגדרות שימור נשאר במיקום המקורי שלו, והעותק נשמר בספריית Preservation Hold או בתיקיית Recoverable Items באותו tenant. זו יכולת ציות, לא יכולת התאוששות מאובדן.
האם גיבוי מגן מפני כופרה שהצפינה קבצים ב-OneDrive?
תלוי בנקודות ההתאוששות. הצפנה היא שינוי ולא מחיקה, ולכן סל המיחזור לא תופס אותה. פתרון עם נקודות התאוששות צפופות מאפשר לחזור לרגע שלפני ההצפנה. Microsoft 365 Backup, למשל, מייצר לפי התיעוד נקודה כל 10 דקות בשבועיים האחרונים.
מה עדיף, הפתרון של מיקרוסופט או כלי צד שלישי?
זה תלוי במה שמדאיג אתכם. הפתרון של מיקרוסופט מהיר בשחזור כי העותק יושב קרוב, עד 1 עד 3 טרהבייט בשעה לפי התיעוד. כלי צד שלישי נותן הפרדה מלאה מהספק המקורי. עסק עם דרישת רגולציה להפרדת ספקים יבחר בדרך השנייה.
האם holds ו-eDiscovery מגנים על המידע לנצח?
לא. התיעוד של מיקרוסופט על OneDrive קובע שאחרי 12 חודשים של אחסון ארכיון לא משולם המידע עלול להימחק, ללא תלות בהגדרות שימור, במדיניות שימור, ב-eDiscovery ובכל ה-holds. זו נקודה שכדאי לבדוק מול הרישוי בפועל שלכם.
איך SouliTek מטפלת בזה
הבדיקה הראשונה היא תמיד מיפוי של מה שמוגדר היום מול מה שהעסק חושב שמוגדר. משם בונים תוכנית שמכסה את הפערים, ומריצים תרגיל שחזור אמיתי כדי לוודא שהיא עובדת ולא רק קיימת. אם אתם רוצים לראות איך זה נראה על הנתונים שלכם, שירותי גיבוי בענן לעסקים הם המקום להתחיל בו.
מתי בפעם האחרונה מישהו אצלכם שחזר בפועל תיבה או תיקייה מ-Microsoft 365, ומדד כמה זמן זה לקח?
מקורות
- Shared responsibility in the cloud, מיקרוסופט, עודכן 2026-08-24, על כך שבכל סוגי הענן הלקוח הוא הבעלים של המידע ואחראי להגנתו, כולל בעמודת SaaS.
- Overview of Microsoft 365 Backup, מיקרוסופט, עודכן 2026-08-18, על היקף הכיסוי, חלונות ההתאוששות, נקודות ההתאוששות, מהירות השחזור והתמחור.
- OneDrive retention and deletion, מיקרוסופט, עודכן 2026-06-02, על 30 הימים כברירת מחדל, היום ה-93 ללא רישיון ומחיקת מידע אחרי 12 חודשי ארכיון לא משולם.
- Learn about retention policies and retention labels, מיקרוסופט, עודכן 2026-07-22, על כך שתוכן תחת הגדרות שימור נשאר במיקומו המקורי ונשמר בספריית Preservation Hold או בתיקיית Recoverable Items.
רוצים לדעת מה באמת מגובה אצלכם ב-Microsoft 365?
המומחים שלנו ב-SouliTek ישמחו לבצע סקירה מקצועית ולהתאים עבורכם תוכנית פעולה.
יוצא עולם הסייבר ההתקפי עם למעלה מ-10 שנות ניסיון בשירותי IT לארגונים. מוביל את SouliTek במתן שירותי מחשוב מנוהלים ואבטחת מידע לעסקים קטנים ובינוניים בישראל.