אבטחת Microsoft Copilot בעסקים: בעיית שיתוף היתר ומה מגדירים לפני ההפעלה

מה Copilot רואה, ולמה זה בודק את ההרשאות שלכם?

אבטחת Microsoft Copilot מתחילה בהרשאות, כי לפי Microsoft הכלי מציג לכל משתמש רק מידע ארגוני שיש לו עליו לפחות הרשאת צפייה. הוא לא פורץ לשום מקום. הוא מחפש בשביל העובד בכל מה שכבר פתוח לו ב-SharePoint, ב-OneDrive וב-Teams. אם הרשאות שניתנו לאורך שנים רחבות מדי, Copilot יכול לסכם לעובד חוזים, נתוני שכר ומסמכי הנהלה שאף אחד לא התכוון לחשוף לו.

סדר הפעולות שנובע מזה, קודם הרשאות ואחר כך הפעלה, הוא גם התשובה בעמוד בינה מלאכותית לעסקים לשאלה אם Microsoft 365 כבר כולל Copilot: הכלי דורש רישוי נפרד ברוב התוכניות, ונשען על ההרשאות שכבר קיימות ב-SharePoint וב-Teams.

Microsoft כותבת ששיתוף יתר באתרי SharePoint הולך וגדל יחד עם כמות המידע, ובנתה כלים לאתר אותו ולצמצם אותו: דוחות Data access governance נועדו לאתר אתרים עם תוכן שעלול להיות משותף יתר על המידה או רגיש, כדי להחיל עליהם את מדיניות האבטחה המתאימה. קובץ ישן שאיש לא חיפש היה בעיה קטנה כל עוד איש לא הגיע אליו. Copilot מחפש בשביל העובד, ולכן הוא מגיע גם אליו.

בעיית שיתוף היתר: כש-Copilot מגלה מה ש"אף אחד לא ידע"

שיתוף יתר (Oversharing) פירושו שקבצים נגישים ליותר אנשים ממה שתכננתם. זה קורה בשקט, לאורך שנים:

• אתרי SharePoint שקיבלו הרשאה ל-Everyone except external users ואף אחד לא צמצם אותה
• קישורי שיתוף מ-OneDrive "לכל הארגון", כי זה היה המהיר ביותר, ואחר כך נשכחו

• ספריות ישנות מפרויקטים שהסתיימו נשארו עם הרשאות פתוחות
• Guest Accounts של ספקים ושותפים ישנים נשארו פעילים אחרי שהקשר הסתיים

לדוגמה: עובד ששואל את Copilot על ביצועי מחלקת המכירות יכול לקבל תשובה שנשענת גם על קובץ עמלות שנשמר באתר פתוח, אף שרק ההנהלה הייתה אמורה לראות אותו.

Copilot פועל לפי כלל פשוט: מה שהמשתמש יכול לפתוח בעצמו, Copilot יכול לסכם ולצטט. זה לא באג, זה העיצוב. האחריות לוודא שההרשאות מוגדרות כמו שצריך היא של הארגון, לפני שמפעילים כלי שמביא כל קובץ פתוח לשאלה של עובד.

5 שלבים לפני שמפעילים Copilot בארגון

שלב 1: ביקורת הרשאות SharePoint ו-OneDrive

הצעד הראשון הוא לבדוק מה נגיש למי כבר היום, בלי Copilot בכלל. הכלים:

• דוחות Data access governance ב-SharePoint admin center (תחת Reports) מציגים את האתרים עם הגישה הרחבה ביותר, למשל אתרים עם הרשאה ל-Everyone except external users, וגם את קישורי השיתוף. הם חלק מ-SharePoint Advanced Management.
• Restricted Content Discovery, גם הוא חלק מ-SharePoint Advanced Management, מוציא אתרים נבחרים מהחיפוש הארגוני ומהתשובות של Copilot בזמן שבודקים אותם. הוא לא משנה הרשאות: מי שיש לו גישה עדיין נכנס לאתר ישירות, והוא לא חל על OneDrive.

• Content explorer ב-Purview מציג אילו פריטים מתויגים או מזוהים כמידע רגיש, כמו מספרי תעודת זהות. הגישה לרשימה עצמה מוגבלת לתפקידים ייעודיים, כי היא מאפשרת לקרוא את הקבצים.

הכלל המעשי: אם הרשאות המשתמשים שלכם לא עברו ביקורת בשנה האחרונה, התחילו מהאתרים הפתוחים לכל הארגון ועברו עליהם אחד אחד. זו עבודה שחוסכת הפתעות אחרי ההפעלה.

שלב 2: תיוג רגישות עם Microsoft Purview

Sensitivity Labels ב-Microsoft Purview מסמנים כל קובץ לפי רמת הרגישות שלו. תווית שרק מסמנת את הקובץ לא חוסמת את Copilot. לפי Microsoft, כשהתווית מחילה הצפנה, Copilot מחזיר את התוכן רק למשתמש שיש לו זכויות השימוש VIEW ו-EXTRACT על הקובץ.

דוגמה למדיניות תיוג בסיסית לעסק:

אין צורך לתייג הכול ביד. Purview כולל זיהוי מובנה של סוגי מידע רגיש, ובהם מספר זהות ישראלי (תשע ספרות עם ספרת ביקורת), מספר חשבון בנק ישראלי ו-IBAN. תיוג אוטומטי יכול להחיל תווית לפי סוגי המידע האלה, גם על קבצים שכבר שמורים ב-SharePoint וב-OneDrive.

שלב 3: מדיניות DLP ל-Copilot

Data Loss Prevention (DLP) ב-Purview כולל מיקום ייעודי ל-Copilot, ואפשר להגדיר בו שני סוגי כללים:

• חסימה לפי סוג המידע בהנחיה. כשעובד מקליד ל-Copilot מספר כרטיס אשראי, מספר זהות או סוג מידע מותאם שהגדרתם, Copilot לא מחזיר תשובה ולא משתמש במידע הזה בחיפוש.
• החרגה לפי תווית. קבצים ומיילים עם תווית רגישות שבחרתם לא משמשים את Copilot כשהוא מנסח תשובה.

סוגי מידע שכדאי לכסות בעסק ישראלי:

• מספרי תעודת זהות
• מספרי כרטיסי אשראי

• מידע רפואי
• נתוני שכר והסכמי העסקה, שאין להם זיהוי מובנה ולכן מכסים אותם בתווית

למה זה חשוב גם משפטית: לפי גורניצקי, תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות הרחיב את ההגדרה של מידע אישי לכל מידע הנוגע לאדם מזוהה או שניתן לזהותו, ונתן לרשות להגנת הפרטיות סמכות להטיל עיצומים כספיים על הפרות של החוק ושל התקנות שלו. נתוני שכר, תיקי עובדים ופרטי לקוחות ב-SharePoint הם מידע אישי כזה. Copilot לא משנה את ההגדרה הזו או את סמכות הרשות. הוא רק מקצר את הדרך שבה מידע שנחשף בטעות מגיע לעובד.

שלב 4: ניהול Copilot Studio ומחברים

Copilot Studio מאפשר לעובדים לבנות סוכנים שמתחברים למקורות מידע ולשירותים, חלקם מחוץ ל-Microsoft. לפי Microsoft, המדיניות על המחברים האלה נועדה למנוע הוצאת מידע, מכוונת או לא מכוונת, דרך מי שבונה את הסוכן. וכש-Copilot עצמו מתחיל לפעול בשם העובד, כמו ב-Copilot Cowork, אותה שאלת הרשאות חוזרת בגדול.

מה מגדירים:

• ב-Power Platform admin center מגדירים data policies שמסווגים כל Connector ל-Business, ל-Non-business או ל-Blocked. מתחילת 2025 האכיפה פעילה בכל הטננטים, גם על סוכנים שהיו פטורים ממנה בעבר.
• ב-Managed Environments קובעים עם מי מותר לשתף סוכנים ומי מקבל הרשאת עריכה.

• ב-Microsoft Entra admin center, תחת Entra ID ואז Enterprise apps, בודקים אילו הרשאות ניתנו לאפליקציות בהסכמת משתמשים. הרשאה מהלשונית User consent לא מבטלים מהפורטל, אלא דרך PowerShell או Microsoft Graph.

חשבון שנפרץ מקבל דרך Copilot גישה לכל מה שבעליו יכול לראות, ולכן גם שיטות האימות ב-Entra ID הן חלק מההכנה.

שלב 5: הדרכת עובדים ומדיניות שימוש

הגדרות טכניות הן הכרחיות אבל לא מספיקות. עובד שמבין מה Copilot עושה משתמש בו בזהירות רבה יותר. נקודות לכלול בהדרכה:

• להתחבר עם חשבון העבודה. לפי Microsoft, השימוש הארגוני ב-Copilot וב-Copilot Chat מכוסה בתנאי הגנת הנתונים (DPA) שבין Microsoft לארגון. כלי AI שעובד פותח בחשבון פרטי נשאר מחוץ לתנאים האלה, וזה בדיוק הפער שנקרא Shadow AI.
• לא לשאול על נתוני עמיתים כמו "מה השכר של X?", גם אם Copilot יכול לענות

• לדווח ל-IT אם Copilot מציג מידע שנראה לא מתאים לתפקיד שלכם

Copilot וחוק הגנת הפרטיות: מה חל על עסק שמפעיל אותו?

• Microsoft כמעבד מידע. לפי Microsoft, השימוש הארגוני ב-Microsoft Copilot וב-Copilot Chat מכוסה ב-Data Protection Addendum וב-Product Terms שלה, ו-Microsoft פועלת בו כמעבד מידע (data processor). כדאי לדעת מה ההסכם הזה מכסה לפני שמישהו שואל.
• חשיפה פנימית כאירוע אבטחה. עובד שקיבל דרך Copilot מידע שהוא לא מורשה לראות עלול להיחשב אירוע אבטחה חמור. חובת הדיווח לא באה מתיקון 13: לפי תקנות אבטחת מידע מ-2017, בעל שליטה או מחזיק במאגר ברמת אבטחה בינונית או גבוהה מדווח על אירוע אבטחה חמור לרשות להגנת הפרטיות מיד, ומאז ספטמבר 2022 הרשות דורשת דיווח מיידי גם כשיש חשד סביר לאירוע כזה (Pearl Cohen).

• ממונה על הגנת הפרטיות. תיקון 13 מחייב למנות ממונה רק בגופים מסוימים, למשל גופים שעיקר פעילותם עיבוד מידע רגיש במיוחד בהיקף משמעותי (בנקים, חברות ביטוח, מוסדות רפואיים), גופים ציבוריים וסוחרי מידע (גורניצקי). אם יש לכם ממונה, עדכנו אותו לפני ההפעלה.

הנקודה המעשית: אם מתברר שעובד ראה דרך Copilot נתוני שכר של עמיתיו, תעדו מה נחשף, למי ומתי, ושאלו יועץ משפטי לפרטיות אם זה אירוע שמחייב דיווח.

סדר עבודה לפני הפעלה

ארבעה דברים שמצטברים עם השנים בסביבת Microsoft 365, וכדאי לבדוק לפני שמפעילים Copilot:

• ספריות SharePoint ישנות עם הרשאה רחבה, מפרויקטים שהסתיימו
• קישורי שיתוף מ-OneDrive מהסוג "כל מי שיש לו את הקישור", שנשלחו ונשכחו

• Guest Accounts שנשארו פעילים אחרי שהקשר עם הספק הסתיים
• קבצי Office בלי תווית בכלל

סדר עבודה שאפשר להתחיל ממנו: מריצים את דוחות Data access governance, מגדירים כמה תוויות בסיסיות (למשל Internal, Confidential ו-Highly Restricted), מפעילים DLP על סוגי המידע הרגיש שהעסק מחזיק, ואז מפעילים Copilot לקבוצת Pilot קטנה. לא מחכים לשלמות, מחכים לשליטה בסיסית. צמצום ההרשאות למה שבאמת נחוץ מופיע גם בעמוד שירותי אבטחת מידע לעסקים, לצד אימות רב-שלבי וניהול זהויות.

טעויות נפוצות

• להפעיל Copilot ישירות מה-Admin Center בלי לבדוק הרשאות קודם. ההפעלה לוקחת כמה קליקים, ביקורת ההרשאות לוקחת יותר.
• לחשוב ש-Copilot "לא מוצא" קבצים ישנים שאיש לא פתח שנים. כל עוד הם באינדקס החיפוש ולעובד יש הרשאה, הוא יכול להגיע אליהם.

• לא לכלול Guests בביקורת. Guest שיש לו גישה לאתר רואה את התוכן שלו גם בלי Copilot, ולכן הוא חלק מהבדיקה.
• להניח ש-Microsoft מגנה על הכול. לפי Microsoft, בכל סוג של שירות ענן המידע והזהויות נשארים באחריותכם, וניהול ההרשאות בתוך הטננט הוא חלק מזה.

• להפעיל Copilot Studio בלי מדיניות Connectors. כל חיבור לשירות חיצוני צריך בחינה.

ראו גם: הגנה מפני Password Spray ב-M365, כי חשבון שנפרץ נותן לתוקף גישה לכל מה ש-Copilot יכול לראות בשבילו.

שאלות נפוצות

האם Copilot מסכן כל ארגון עם M365?

לא בהכרח. Copilot פועל לפי ההרשאות הקיימות ולא מוסיף הרשאות. הסיכון קיים כשהרשאות ב-SharePoint וב-OneDrive ניתנו בלי תכנון לאורך שנים. ארגון שנותן לכל עובד רק את מה שהוא צריך (Least Privilege) חשוף פחות. הסיכון גדל כשאף אחד לא בדק את מצב ההרשאות לפני ההפעלה.

מה ההבדל בין Copilot Chat ל-Microsoft Copilot בתשלום?

לפי Microsoft, כשמשתמשים בהם בחשבון העבודה, שניהם מכוסים בתנאי ה-DPA וה-Product Terms, ו-Microsoft פועלת בהם כמעבד מידע. ההנחיות, התשובות והנתונים מ-Microsoft Graph לא משמשים לאימון מודלי הבסיס. ההבדל הוא בנתונים: Microsoft Copilot בתשלום מחפש גם בנתוני הארגון דרך Microsoft Graph, ולכן ההרשאות קובעות מה הוא יציג. הוא נמכר כתוסף לתוכניות Business ו-Enterprise, וכלול ב-Microsoft 365 E7.

כמה זמן לוקחת ביקורת הרשאות לפני הפעלת Copilot?

זה תלוי בכמות האתרים, הספריות וקישורי השיתוף. במקום להעריך שעות מראש, התחילו מדוח Site permissions ב-Data access governance: הוא מראה אילו אתרים פתוחים לקהל הרחב ביותר, וזה גודל העבודה. ביקורת יסודית של האתרים האלה חשובה יותר מסיום מהיר.

האם להשבית Copilot עד שמסיימים את הביקורת?

אפשר, אבל לא חייבים. גישה מעשית: מפעילים Copilot לקבוצת Pilot קטנה (IT, הנהלה) ובמקביל מריצים ביקורת הרשאות לשאר הארגון. אתרים שעוד לא נבדקו אפשר להוציא זמנית מהתשובות של Copilot עם Restricted Content Discovery, ש-Microsoft מגדירה ככלי זמני לתקופה הזו. כך מרוויחים ניסיון מבוקר ולא מעכבים את כל ההטמעה.

מה ההבדל בין Copilot לבין ChatGPT מבחינת אבטחת מידע ארגוני?

לפי OpenAI, בתוכניות האישיות של ChatGPT (Free, Plus, Pro) היא עשויה להשתמש בתוכן לאימון המודלים, אלא אם המשתמש ביטל זאת בהגדרות, ובתוכניות Business ו-Enterprise היא לא עושה זאת כברירת מחדל. לפי Microsoft, ההנחיות והתשובות ב-Copilot הארגוני לא משמשות לאימון מודלי הבסיס. שניהם רואים את מה שמזינים אליהם. ההבדל הגדול: Copilot גם מחפש בעצמו בכל מה שפתוח לכם בארגון.

מה חובת הדיווח אם עובד ראה מידע דרך Copilot שלא היה אמור לראות?

חובת הדיווח לא נולדה בתיקון 13. היא קיימת מכוח תקנות אבטחת מידע מ-2017: על אירוע אבטחה חמור במאגר ברמת אבטחה בינונית או גבוהה מדווחים לרשות להגנת הפרטיות מיד. האם חשיפה מסוימת היא אירוע אבטחה חמור זו שאלה משפטית, שתלויה במאגר ובמידע שנחשף. תעדו כל מקרה, מה נחשף, למי ומתי, והתייעצו עם יועץ משפטי לפרטיות.

הערה למשרדי עורכי דין

במשרד עורכי דין שיתוף יתר רגיש במיוחד, כי תיק לקוח פתוח לצוות שלם, ואם Copilot מצטט מסמך מהתיק בתשובה לעובד שלא מטפל בו, מידע חסוי של לקוח עלול להיחשף. בעמוד שירותי מחשוב לעורכי דין מתוארות הרשאות לפי תפקיד ותיעוד גישה לתיקי לקוח, שני דברים שכדאי לסדר לפני ש-Copilot נכנס למשרד.